Afdelingskonsulent (AC-fuldmægtig, barselsvikar) til Institut for Kommunikation og Kultur, sekretariatet i Nobelparken, bygning 1481

BEMÆRK: Ansøgningsfristen er overskredet

Institut for Kommunikation og Kultur (IKK) søger en barselsvikar for en af vores afdelingskonsulenter fra 1. april 2024 eller snarest derefter til forventet 31. januar 2025 med mulighed for forlængelse.

Instituttet er fordelt på fire lokationer og består af 9 afdelinger og et institutsekretariat. Institutsekretariatet består af 4 lokale sekretariater og et ledelsessekretariat. Stillingen er tilknyttet det lokale sekretariatet i Nobelparken, bygning 1481, hvor Afdeling for Tysk og Romanske sprog samt Afdeling for Engelsk holder til. Sekretariatet består her af to afdelingskonsulenter og tre afdelingssekretærer. De to afdelinger er kendetegnet ved at være internationale fagmiljøer, hvis forskning og uddannelser nyder stor politisk bevågenhed. Der er mere end 100 medarbejdere og godt 1.100 studerende.

Organisatorisk indgår stillingen i det samlede institutsekretariat med reference til sekretariatslederen.

Afdelingskonsulenten har et tæt dagligt samarbejde med de to afdelingsledere og de øvrige medarbejdere i det lokale sekretariat og indgår også i samarbejde med konsulenterne fra de tre øvrige lokationer og ledelsessekretariatet. Derudover samarbejder afdelingskonsulenterne med konsulenter fra de to andre institutter på Arts og i dekansekretariatet og med medarbejdere fra fakultetets administrationscenter.

Arbejdssproget er både engelsk og dansk.

Opgaveportefølje

Stillingen omfatter primært arbejde inden for følgende områder:

• Skabe overblik og følge op på de mange processer og deadlines især på uddannelsesområdet sammen med den anden afdelingskonsulent.
• Ressourcestyring på afdelingerne, herunder uddannelsesbudgettering, bemandingsoversigter, timeregnskab for undervisere samt ansættelse af deltidsundervisere.
• Uddannelsesdrift, herunder samarbejde og koordinering med studieadministrationen på Arts om bl.a. skema- og eksamensplanlægning.
• Forskellige former for dataindsamling og strukturering af data i relation til uddannelser og bemanding samt vedligeholdelse og udvikling af interne databaser.
• Kvalitetssikring af afdelingernes uddannelser, herunder studieordningsrevisioner, uddannelsesevalueringer og handleplaner.
• Rådgivning og sparring med afdelingsledere og øvrige medarbejdere i det lokale sekretariat.
• Understøttelse af afdelingsledere ifm. møder og seminarer, herunder dagsorden, ledelsesinformation, sagsfremstillinger, referat, opfølgning m.m.
• Optimering af interne administrative processer på afdelingerne.
• Udvikling og implementering af kortere eller længerevarende satsninger på sprogområdet.
• Bidrage til at binde afdelings- og institutniveauet sammen.
• En kommende opgave bliver at være lokal administrativ tovholder på de mange studieordningsrevisioner, som må forventes at blive en stor opgave som konsekvens af kandidatreformen.

Ud over ovenstående fylder ad hoc-opgaver også en del i jobbet.

Fordelingen af opgaver mellem de to afdelingskonsulenter kan løbende justeres og vil blive tilpasset alt efter, hvem der ansættes i stillingen.

Afdelingskonsulenterne indgår desuden efter aftale i varieret omfang i tværgående opgaver på fakultets- og institutniveau.

Kvalifikationer

Som afdelingskonsulent skal du være lydhør og imødekommende, være god til at skabe relationer og arbejde selvstændigt samt trives i en ledelsesunderstøttende rolle, hvor der forekommer både udviklings- og driftsopgaver. Du skal have lyst til at gøre en forskel i et akademisk miljø i en stilling, der både kræver en veludviklet evne til fordybelse, samarbejde og til at styre mange sideløbende processer.

Jobbet kræver, at du

• har en relevant akademisk uddannelse på kandidatniveau
• har god talforståelse, flair for og gerne indgående erfaring med at arbejde i Excel (databehandling og -formidling)

• har flair for at arbejde i forskellige digitale systemer, både administrative og kommunikative
• er selvstændig og kan tage initiativ til og ejerskab for opgaver og processer
• har en systematisk tilgang til arbejdet og kan planlægge og prioritere tiden
• har stærke formulerings- og formidlingsevner skriftligt og mundtligt på såvel dansk som engelsk
• kan trives med en høj grad af selvledelse i en travl hverdag med mange forskellige aktører og opdragsgivere, hvor det langt fra altid er muligt at sikre en jævn fordeling af deadlines
• bidrager til et godt arbejdsmiljø og har lyst til at indgå i tæt samarbejde med ledelse og kolleger på alle niveauer
   

Indgående erfaring med administrativt arbejde - gerne fra et universitet eller en anden videregående uddannelsesinstitution - vægtes positivt i vurderingen af ansøgere, men er ikke et absolut krav.  

Vi tilbyder et udfordrende og alsidigt job i en stor og kompleks politisk styret organisation med muligheder for faglig og personlig udvikling.

Vi har et dynamisk og uformelt miljø med stor indflydelse på tilrettelæggelsen af egen arbejdsdag, og vi prioriterer dialog og sparring og et stærkt fagligt niveau i opgaveløsningen højt.

Instituttet er midt i en organisatorisk udviklingsproces, som også omfatter sekretariatets administrative organisering. Der vil derfor kunne forekomme ændringer i opgaver og fordelingen heraf på såvel afdelings- som institutniveau, ligesom nogle afdelinger og dele af sekretariatet på længere sigt vil få ny fysisk placering i forbindelse med campusudviklingen.

For yderligere information kontakt sekretariatsleder Tine Arsinevici, tlf.: 40 86 57 27 eller afdelingskonsulent Mejse Voss, tlf.: 28 72 71 47.

Læs mere om Institut for Kommunikation og Kultur her: www.cc.au.dk 

Ansøgningsfrist: 14. februar 2024
Arbejdstid: 37 t om ugen

Samtaler forventes afholdt: 22. februar med en evt. 2. samtale den 26. februar 2024
Arbejdssted: Jens Chr. Skous Vej 4, 8000 Aarhus C

Ansøgning sendes via Aarhus Universitets rekrutteringssystem, som kan tilgås under
stillingsopslaget på Aarhus Universitets hjemmeside.


Løn og ansættelsesvilkår

I henhold til gældende overenskomst mellem Skatteministeriet og Akademikernes Centralorganisation/.

Aarhus Universitet vil være en attraktiv og inspirerende arbejdsplads for alle og ønsker en kultur, hvor hver enkelt kan udfolde og udvikle sig. Vi ser ligestilling og diversitet som en styrke og opfordrer derfor alle interesserede til at ansøge.

Faculty of Arts

Arts er et af fem hovedområder på Aarhus Universitet.

Arts bidrager til Aarhus Universitets forskning, talentudvikling, videnudveksling og uddannelser.
Med omkring 550 videnskabelige medarbejdere, 240 ph.d.-studerende, 9.500 bachelor- og kandidatstuderende samt 1.500 studerende på efter/videreuddannelse udgør Arts et stærkt og mangfoldigt forsknings- og uddannelsesmiljø.

Arts består af Institut for Kommunikation og Kultur, Institut for Kultur og Samfund og Danmarks institut for Pædagogik og Uddannelse. Enhederne huser hver især stærke fagmiljøer og danner udgangspunkt for interdisciplinær forskning og uddannelse.

Fagmiljøerne og uddannelserne på Arts indgår i internationale samarbejder og har et fælles mål om at bidrage til udviklingen af viden, velfærd og kultur i interaktion med det omgivende samfund.

Læs mere på arts.au.dk

Ansøgning sendes via Aarhus Universitets rekrutteringssystem, som kan tilgås under stillingsopslaget på Aarhus Universitets hjemmeside.



Om Aarhus Universitet

Aarhus Universitet er et fagligt bredt og forskningsintensivt universitet med høj kvalitet i uddannelse og forskning, og et stærkt engagement i samfundsudviklingen nationalt og globalt. Universitetet tilbyder et inspirerende uddannelses- og forskningsmiljø for 38.000 studerende og 8.300 medarbejdere med en årlig omsætning på 7,0 mia. kr. Læs mere på www.au.dk

INFORMATIONER OM STILLINGEN:

- Arbejdspladsen ligger i:

Aarhus Kommune

-Virksomheden tilbyder:

-Arbejdsgiver:

Aarhus Universitet, Langelandsgade 139, 8000 Aarhus C

-Ansøgning:

Ansøgningsfrist: 14-02-2024; - ansøgningsfristen er overskredet

Se mere her: https://job.jobnet.dk/CV/FindWork/Details/5982215