Sørg for professionel administration og personalehåndtering hos Innovationsfonden i Aarhus

Vil du være med til at sikre en professionel håndtering af Innovationsfondens administrative processer? Brænder du for at arbejde med personaleadministration og derigennem være med til at sikre de bedste rammer for Innovationsfondens medarbejdere og panelmedlemmer, som arbejder med at fremme innovation og samfundsmæssig impact i Danmark?

I HR & Organisation arbejder vi for at sikre et godt arbejdsmiljø og en professionel håndtering af alle administrative opgaver i relation til vores dygtige og engagerede medarbejdere og panelmedlemmer. Et højt serviceniveau og en tæt og åben dialog er essentielt både på tværs af vores organisation, med vores panelmedlemmer og eksterne samarbejdspartnere og leverandører.

Innovationsfonden søger en til to dedikerede medarbejdere, som kan arbejde struktureret og selvstændigt og sætter en ære i at levere en høj kvalitet i drifts- og administrative opgaver. Et naturligt blik for udvikling og optimering af processer vil derudover være en styrke.

Din rolle

I rollen som medarbejder i HR & Organisation får du ansvar for de administrative opgaver i relation til vores paneler, som består af panelmedlemmer, der er beskikket til opgaven med at vurdere fondens mange projektansøgninger om støtte til at skabe innovation og samfundsmæssig impact i Danmark. Panelmedlemmerne er kendetegnede ved at have en specifik, dyb faglighed indenfor deres felt og sidder typisk i centrale stillinger i universitetsverdenen eller i erhvervslivet, nationalt såvel som internationalt.

Dine ansvarsområder vil omfatte administrativ håndtering af paneler og panelmedlemmer, herunder

• Administrativ understøttelse ved rekruttering af panelmedlemmer
• Udfærdigelse af kontrakter
• Brugeroprettelse i IT-systemer
• Administration af løn- og honorarudbetalinger
• Journalisering
• Opfølgning og problemløsning, f.eks. administrative ad hoc spørgsmål eller IT-systemer, hvor du med grundighed og vedholdenhed følger opgaverne helt til dørs
• Tæt dialog med vores samarbejdspartnere om administration af løn- og honorarprocesser
• Kommunikation med og understøttelse af panelmedlemmer, ofte på engelsk, hvor professionalisme, serviceminded og integritet er nøgleord
• Koordinering med programfaglige kolleger ift. panelerne og ad hoc opgaver
• Opgave- og procesoptimering af egne ansvarsområder

Derudover får du opgaver i relation til personaleadministration af vores medarbejdere ved tiltrædelse, fratrædelse, ferie, fravær, mv. samt praktisk planlægning af panelmøder – opgaver som løses i tæt samarbejde med dine kolleger i teamet. Du vil endvidere arbejde tæt sammen med kolleger i Økonomi, som bl.a. varetager afregninger til panelmedlemmerne.

Der vil også være mulighed for at arbejde med områder som trivsel, employer branding, arbejdsmiljølov, tidsregistrering, mv. efter erfaring og interesse.

Du vil referere til chef for HR & Organisation, Lene Skovsgaard, og blive en del af et team med brede berøringsflader både internt og eksternt, hvor proaktivitet og samarbejde derfor er centralt. I tæt dialog med kolleger vil du bidrage til at sikre kvalitet og sammenhæng i Innovationsfondens interne processer.

Hvem er du?

Vi forestiller os, at du:

• Har erfaring med eller interesse for personaleadministration i Staten, gerne med kendskab til løn- og honoraradministration
• Har erfaring med eller interesse for offentlig forvaltning og arbejdsret
• Trives i en rolle, hvor du både kan arbejde struktureret med administrative opgaver og har blik for udvikling og optimering af interne arbejdsgange
• Går til opgaver og kolleger med nysgerrighed og engagement
• Kan lide at samarbejde og er god til at skabe tillidsfulde relationer, internt såvel som eksternt
• Sætter en ære i at bidrage til et godt arbejdsmiljø og har blik for andre
• Har en serviceminded og professionel tilgang til din rolle og de opgaver, du har ansvar for
• Er omhyggelig, vedholdende og løsningsorienteret og følger opgaverne helt til dørs
• Værdsætter en hverdag sammen med dygtige kolleger, hvor tonen er uformel, og hvor vi sammen arbejder på en sag, der gør en forskel for vores samfund og Danmarks fremtid
• Har flair for IT
• Er flydende i engelsk, mundtligt såvel som skriftligt

Det vil være en fordel, hvis du har kendskab til offentlig forvaltning, gerne fra en statslig organisation, hvor du f.eks. kan have arbejdet som løn- eller personalemedarbejder og derved har kendskab til nogle af de systemer, vi anvender, såsom Statens HR, F2, Statens Rekrutteringsløsning og mTime.

Kvalifikationer: Vi søger en kandidat med en relevant uddannelse og gerne et par års erfaring fra en lignende stilling.

En arbejdsplads med fokus på samarbejde og udvikling

Hos Innovationsfonden er vi dedikerede til at skabe et inkluderende og positivt arbejdsmiljø. Vi prioriterer samarbejde, udvikling og dialog, og vi arbejder løbende på at skabe de rammer, der styrker vores fælles mål om at skabe værdi for samfundet gennem forskning og innovation.

Ansættelsesforhold

Du ansættes efter gældende overenskomst mellem Finansministeriet og relevant organisation og med mulighed for at forhandle tillæg baseret på kvalifikationer. Ansættelsesstedet er i Aarhus, hvor vores hovedkontor ligger i Akson, Kalkværksvej 16, 7, 8000 Aarhus C. Der kan forekomme rejseaktivitet i Danmark, primært til vores kontor i København.

Der er tale om en eller flere stillinger med tiltrædelse snarest muligt og gerne senest den 1. april 2026.

Sådan søger du

Vi ser frem til at modtage din ansøgning, dit CV, eksamensbevis samt eventuelle andre relevante dokumenter senest den 2. februar 2026.

Har du spørgsmål? Kontakt Chef for HR & Organisation Lene Skovsgaard på 61905043 for at høre mere om stillingen og vores arbejde i Innovationsfonden.

INFORMATIONER OM STILLINGEN:

- Arbejdspladsen ligger i:

Aarhus Kommune

-Virksomheden tilbyder:

dagarbejde

-Arbejdsgiver:

Århus Europa plads, Europa Plads , 4 sal, 8000 Århus

-Ansøgning:

Ansøgningsfrist: 02-02-2026;

Se mere her: https://job.jobnet.dk/find-job/cea227fa-3e01-4c4c-bdec-4756833b41ec