BEMÆRK: Ansøgningsfristen er overskredet
Institut for Kommunikation og Kultur (IKK) søger pr. 1. januar 2024 en afdelingssekretær til en fast stilling på 37 timer om ugen.
Om stillingen
IKK er et stort institut med ca. 400 medarbejdere, 53 uddannelser og ca. 4.500 studerende.
Instituttet består af ni afdelinger fordelt på fire lokationer. Stillingen er tilknyttet afdeling for Nordisk og Oplevelsesøkonomi samt Afdeling for Lingvistik, Kognitionsvidenskab og Semiotik, som ligger i Nobelparken. De to afdelinger består af dynamiske og internationale fagmiljøer med ca. 75 medarbejdere. Arbejdssproget er både dansk og engelsk.
Organisatorisk indgår stillingen i det samlede institutsekretariat bestående af i alt 29 teknisk-administrative medarbejdere med reference til sekretariatslederen.
Som afdelingssekretær vil du indgå i et tæt samarbejde med to afdelingsledere, en afdelingskonsulent og den anden afdelingssekretær på lokationen. Du får en bred kontaktflade, da der i stillingen indgår samarbejde med hele institutsekretariatet og med de øvrige administrative enheder på fakultetet.
Som understøtter af afdelingernes og instituttets daglige drift vil dine primære arbejdsopgaver være:
- fraværsregistrering (i mitHR) for medarbejderne i alle de 4 afdelinger i Nobelparken
- administrative opgaver i forbindelse med deltidsansættelser på de 2 afdelinger
- anvisning af løn til timelønnede medarbejdere og til gæsteundervisere på de to afdelinger
- bistand til afdelingslederne i forbindelse med et voksende krav om økonomisk rammestyring
- udgifts- og rejseafregning
- indkøb af møbler, kontorartikler m.v. samt fakturabehandling (i IndFak)
- oprettelse af arrangementer (i Conference Manager)
- støtte til planlægning og afholdelse af konferencer fysiske såvel som online
- bestilling af mødeforplejning/lave kaffe/te til møder og arrangementer
- opdatering af hjemmesider (Typo3) og sociale medier
- information til studerende (via Brightspace)
- journalisering (i Workzone)
- hotelreservationer
- teknisk support: printere, computere m.v.
- mange ad hoc-opgaver
I starten forventer vi, at fraværsregistrering fylder meget, men at denne opgave med tiden vil blive mindre.
Vi forventer, at du:
- har en kontoruddannelse eller en anden relevant administrativ baggrund
- behersker dansk og engelsk skriftligt og mundtligt
- har erfaring med og lyst til at arbejde med mange forskellige IT-systemer
- har økonomisk sans og erfaring med at arbejde med rammer og regler i forbindelse med økonomistyring
- har gode kommunikations- og samarbejdsevner, er serviceminded og fleksibel og indstillet på at arbejde et sted under forandring
Det vi være en fordel, hvis du har erfaring med lignende opgaver.
Vi tilbyder et spændende og udfordrende job i et arbejdsmiljø, der er karakteriseret ved en uformel og god tone samt dybt engagerede kolleger. Vi prioriterer et højt fagligt niveau i opgaveløsningen og vægter dialog og en passende balance mellem selvstændighed og samarbejde højt.
Instituttet har igangsat en organisatorisk udviklingsproces, som også vil omfatte de administrative enheder. Der vil derfor i den kommende tid kunne forekomme ændringer i opgaver og i opgavefordeling på såvel afdelings- som institutniveau, ligesom nogle afdelinger og dele af sekretariatet på længere sigt vil få ny fysisk placering i forbindelse med campusudviklingen.
Samtaler forventes afholdt: 28. november 2023
Tiltrædelse: 1. januar 2024
For yderligere information kontakt sekretariatsleder Tine Arsinevici, tlf.: 40 86 57 27
Arbejdssted: Institut for Kommunikation og Kultur, Jens Chr. Skous Vej 2, bygning 1485, 8000 Aarhus C
Læs mere om Institut for Kommunikation og Kultur her: www.cc.au.dk
Løn og ansættelsesvilkår
I henhold til gældende overenskomst mellem Skatteministeriet og HK STAT/OAO-fællesoverenskomsten.
Aarhus Universitet vil være en attraktiv og inspirerende arbejdsplads for alle og ønsker en kultur, hvor hver enkelt kan udfolde og udvikle sig. Vi ser ligestilling og diversitet som en styrke og opfordrer derfor alle interesserede til at ansøge.
Faculty of Arts
Arts er et af fem hovedområder på Aarhus Universitet.
Arts bidrager til Aarhus Universitets forskning, talentudvikling, videnudveksling og uddannelser.
Med omkring 550 videnskabelige medarbejdere, 240 ph.d.-studerende, 9.500 bachelor- og kandidatstuderende samt 1.500 studerende på efter/videreuddannelse udgør Arts et stærkt og mangfoldigt forsknings- og uddannelsesmiljø.
Arts består af Institut for Kommunikation og Kultur, Institut for Kultur og Samfund og Danmarks institut for Pædagogik og Uddannelse. Enhederne huser hver især stærke fagmiljøer og danner udgangspunkt for interdisciplinær forskning og uddannelse.
Fagmiljøerne og uddannelserne på Arts indgår i internationale samarbejder og har et fælles mål om at bidrage til udviklingen af viden, velfærd og kultur i interaktion med det omgivende samfund.
Læs mere på arts.au.dk
Ansøgning sendes via Aarhus Universitets rekrutteringssystem, som kan tilgås under stillingsopslaget på Aarhus Universitets hjemmeside.
Om Aarhus Universitet
Aarhus Universitet er et fagligt bredt og forskningsintensivt universitet med høj kvalitet i uddannelse og forskning, og et stærkt engagement i samfundsudviklingen nationalt og globalt. Universitetet tilbyder et inspirerende uddannelses- og forskningsmiljø for 38.000 studerende og 8.300 medarbejdere med en årlig omsætning på 7,0 mia. kr. Læs mere på www.au.dk
INFORMATIONER OM STILLINGEN:
- Arbejdspladsen ligger i:
Aarhus Kommune
-Virksomheden tilbyder:
Fastansættelse: fuldtid
-Arbejdsgiver:
Aarhus Universitet, Langelandsgade 139, 8000 Aarhus C
-Ansøgning:
Ansøgningsfrist: 23-11-2023; - ansøgningsfristen er overskredet
Se mere her: https://job.jobnet.dk/CV/FindWork/Details/5938630