Bliv en del af Teknik og Miljø og støt toppen - Rådmandssekretariatets administrative blæksprutte søges

BEMÆRK: Ansøgningsfristen er overskredet

Brænder du for at understøtte rådmand og direktør, at være med til at drive et travlt Rådmandssekretariat og at løse en bred vifte af opgaver sammen med andre? Er du struktureret, serviceminded, udadvendt, og kan du holde hovedet koldt og humøret højt, selv når det går stærkt, og der er mange bolde i luften? Så er du måske Rådmandssekretariatets nye administrative blæksprutte, som vi søger! 

Rådmandssekretariatet er en tværgående stabsenhed, hvor vi bistår rådmand, direktør og direktion i den politiske og administrative ledelse af Teknik og Miljø. 

Dine primære arbejdsopgaver vil være:

• Medansvar for styring og håndtering af Rådmandssekretariatets afdelingspostkasse (særligt i forhold til rådmandshenvendelser, 10-dages forespørgsler og beslutningsforslag)
• Sekretariatsopgaver som f.eks. udarbejdelse og udsendelse af diverse dagsordener, opfølgning på bestillinger fra byrådsmøderne, byrådshenviste sager, bestilling af notater mm. Andre administrative opgaver, som kunne omfatte håndtering af opkald til Rådmandssekretariatets hovednummer, mødebooking og mødeforberedelse, journalisering og sagsstyring, økonomistyring, bogføring, personaleadministration, indkøb, rejsebestilling, understøttelse i aktindsigtssager mv. 
• Kalenderstyring og hjælp til styring af indbakken for stadsarkitekten

Du vil således få et alsidigt spænd af opgaver, hvor du hver dag vil bidrage til understøttelsen af vores rådmand og direktør og de mange forskellige opgaver i Rådmandssekretariatet. Dine nærmere opgaver vil løbende kunne blive tilpasset dine konkrete ønsker og kompetencer og behovene i Rådmandssekretariatet.

Du vil blive nærmeste kollega til to administrative medarbejdere, der arbejder med lignende arbejdsopgaver. Der vil være et tæt samarbejde, så du skal være fleksibel og bl.a. kunne bidrage til dine kollegers opgaver, både i det daglige og i forbindelse med fravær.

Stillingen er en krævende, men spændende stilling, hvor du vil opleve, at opgaver og opgavefokus ofte kan ændre sig, hvor tempoet er højt, og hvor vi har mange korte deadlines, men tonen samtidig er uformel. Det er afgørende, at du kan løse dine opgaver hurtigt og med høj kvalitet. Det er derfor vigtigt, at du har et godt overblik, arbejder struktureret i din opgaveløsning, og selv når der er travlt, med sikker (og venlig) hånd og et smil kan styre dine opgaver og hjælpe andre.

Vi forventer
Du har en relevant kontoruddannelse og at du har erfaring med administrativ sekretariatsbetjening. Du har også gerne en solid, flerårig erfaring fra en lignende funktion i en offentlig politisk styret organisation. 

Vi ønsker derudover, at du: 

• Er god til planlægning, styring og koordinering med blik for både detaljen og helheden
• Er engageret, kan tage initiativ og gå forrest, også selvom det nogle gange kan være svært eller besværligt at få opgaverne løst 
• Er ansvarsfuld, kan arbejde selvstændig og kan håndtere komplekse opgaver
• Følger opgaver til dørs og overholder deadlines, og du kan sikre fremdrift - også når det involverer at rykke kolleger for deres bidrag
• Synes, at det er sjovt at arbejde med mange bolde i luften på samme tid og i et til tider hektisk arbejdstempo, hvor dine evner til at være fleksibel og omstillingsparat kommer i spil
• Er rodfæstet, serviceminded og let omgængelig, og at du sætter pris på at færdes i uhøjtideligt miljø
• Har situationsforståelse og ikke er bange for at tage fat
• Udtrykker dig klart og præcist på skrift og i mundtlig kommunikation

Da du kommer til at samarbejde med mange, meget forskellige kolleger og chefer, er det vigtigt, at du har stærke relationelle kompetencer og at du sætter en ære i at hjælpe og samarbejde med andre. I Rådmandssekretariatet kommer du til at skabe resultater for og sammen med andre.

Vi tilbyder
Du vil komme til at sætte dit præg på en spændende arbejdsplads i en af landets største kommuner. Du kommer tæt på topledelsen i Teknik og Miljø, og du bliver en vigtig brik i at få det daglige arbejde i Rådmandssekretariatet til at fungere. Du får mulighed for at sætte dit præg på, hvordan opgaver løses og hvilke løsninger, der skal vælges. 

Vi kan tilbyde dig en spændende og fagligt udviklende hverdag, hvor du er en del af et dynamisk og velfungerende Rådmandssekretariat. Kontoret består af 18 medarbejdere. Vi er ambitiøse på opgaverne, fleksible, har en uformel omgangstone og alle hjælper, når det brænder på. Vi prioriterer et fællesskab, hvor vi fagligt og socialt er sammen om vores opgaver, og hvor det er både sjovt og udfordrende at gå på arbejde. 

I Rådmandssekretariatet får du kolleger, der arbejder med:

• Politisk-strategisk arbejde, der sikrer udviklingen af Aarhus Kommune samt Teknik og Miljøs opgaveløsning, både internt i kommunen og i forhold til omverdenen
• Politisk sagsbehandling, der fremmer rådmandens og byrådsmedlemmernes muligheder for at træffe beslutninger til gavn for Aarhus Kommune. Heri er der særligt fokus på at sikre høj kvalitet i beslutningsgrundlag til rådmand, byråd og udvalg 
• Strategisk udvikling af Teknik og Miljø som organisation og af enkelte enheder 
• Juridisk rådgivning til ledelse og medarbejdere i Teknik og Miljø

Løn- og ansættelsesvilkår
Løn og ansættelsesvilkår er i henhold til gældende overenskomst. Endelig lønfastsættelse sker efter forhandling med den forhandlingsberettigede faglige organisation.

Ugentligt timetal: 37 timer.

Din primære arbejdsplads er på Aarhus Rådhus, men du vil lejlighedsvis skulle arbejde fra Blixens, som er Teknik og Miljøs kontordomicil i Gellerup. I Teknik og Miljø gør vi aktivt brug af hjemmearbejde. 

Tiltrædelse 1. august 2024 eller før om muligt efter nærmere aftale. 

Ansøgning og proces
Vi skal have en ansøgning med et CV senest onsdag 19. juni 2024. Klik på ”Ansøg” nedenfor for at udfylde og sende din ansøgning. Alle felter med * skal udfyldes. Først når du har modtaget en kvittering pr. e-mail, har vi modtaget din ansøgning.

Vi udvælger kandidater til samtale torsdag 20. juni 2024. Vi indkalder kandidater til samtale pr. telefon samme dag. Samtalerne afholdes forventeligt tirsdag 25. juni 2024. 

Vi arbejder for at afslutte ansættelsesprocessen i juni måned.

Der kan blive indhentet referencer efter nærmere aftale med den person, som vi ønsker at tilbyde stillingen. 

Har du spørgsmål til stillingen eller hvordan det er at arbejde i Rådmandssekretariatet, er du velkommen til at kontakte sekretariatschef Bertram Strandbygaard Hacke på 41854542 eller hbet@aarhus.dk. 

Hvis du gerne vil vide mere om stillingen fra en kommende kollega, kan du ringe til chefsekretær Arzu Türkoglu på 2115 2365 eller rådmandssekretær Karin Rathcke på 8940 2331.

Læs mere om Teknik og Miljø, hvad du kan forvente af rekrutteringsprocessen og vores generelle løn- og ansæt­telsesvilkår. Bliv en del af Teknik og Miljø (aarhus.dk)
 
Om Aarhus Kommune
Aarhus Kommune er Jyllands største arbejdsplads, hvor 28.000 professionelle og passionerede kollegaer hver dag arbejder for at gøre visioner til virkelighed og skabe værdi for borgere og samfundet omkring os. Vi er en arbejdsplads, der vægter faglighed og samarbejde højt og vi tror på, at vores forskelligheder er med til at gøre Aarhus for en god by for alle.  

Sammen arbejder vi for en bæredygtig og inkluderende by, hvor både ansatte, borgere, virksomheder og naturen kan trives og blomstre. Vi har ambitioner for byen – og for dig. Kom og vær med!

 

INFORMATIONER OM STILLINGEN:

- Arbejdspladsen ligger i:

Aarhus Kommune

-Virksomheden tilbyder:

Fastansættelse: fuldtid

-Arbejdsgiver:

Aarhus Kommune, Rådhuspladsen, 2, 8000 Aarhus C

-Ansøgning:

Ansøgningsfrist: 19-06-2024; - ansøgningsfristen er overskredet

Se mere her: https://job.jobnet.dk/CV/FindWork/Details/6055053