BEMÆRK: Ansøgningsfristen er overskredet
Erhverv og Innovation (EogI) på Aarhus Universitet søger en chefsekretær, da afdelingens mangeårige bindeled på alt fra kalenderstyring over mødeforberedelse til daglig koordinering går på pension.
Som chefsekretær bliver du en central del af EogI, og du vil få en vigtig rolle i at servicere ledelsen i det daglige arbejde med at realisere universitetets delstrategi for erhvervssamarbejde og innovation.
Stillingen er placeret i Sekretariatet og tiltrædelse er snarest muligt og senest den 1. august 2024. Ansøgere forventes at have en uddannelse inden for f.eks. administration og sekretariatsbetjening samt dokumenteret lang erfaring fra en lignende stilling.
Erhverv og Innovation
Er spydspids for Aarhus Universitets erhvervssatsning, der skal give værdi til samfundet i form af
- Mere viden til det private erhvervsliv, kommuner, organisationer m.fl.
- Brobygning mellem studerende og forskere i forhold til private og offentlige organisationer
- Fokus på entreprenørskab på hele universitetet og flere startups og spinouts fra universitetet.
Stillingen
Sekretariatet består foruden chefsekretæren aktuelt af ti erfarne og engagerede kollegaer samt et antal studentermedhjælpere, der arbejder på tværs af EogI med ledelses- og udvalgsbetjening, strategiudvikling, større strategiske indsatser, økonomi, funding, HR og CRM-system til eksterne kontakter.
Vi søger en ny kollega, der har stor erfaring i at understøtte ledelsen med kalenderstyring, mødeforberedelse og koordinering af dagligdagens mange aktiviteter på højt niveau. Desuden skal chefsekretæren bidrage til at skabe og opretholde struktur på opgaver og processer samt kunne arbejde selvstændigt og tage initiativ til at pege på den gode løsning i dialog med ledelsen.
Opgaverne vil blandt andet være at
- Bidrage til den daglige ledelsesbetjening af erhvervsdirektøren, erhvervschefen og innovationschefen i tæt samarbejde med to AC-fuldmægtige, herunder korrekturlæsning og kvalitetssikring af mødematerialer, notater mv.
- Kalenderstyring og planlægning af både store og små møder i samarbejde med (oftest) mange interne og eksterne samarbejdspartnere, herunder bestilling af lokaler og mødeforplejning
- Koordinering af møder i Erhvervsudvalget, Koordinationsgruppen, LSU og andre ledelsesfora samt udarbejdelse af dagsordener og referater
- Upload af mødemateriale i FirstAgenda og superbruger i WorkZone
- Ajourføring af afdelingsspecifikke hjemmesider og besvarelse af generelle henvendelser i funktionspostkasser
- Koordinering af opgaver til studentermedhjælpere og godkendelsesfunktion i AU Timeløn
- Indgå i arbejdet med at forberede afdelingens forestående flytning til nye lokaler i Universitetsbyen.
Vi tilbyder
En spændende stilling i en afdeling i rivende udvikling og med gode muligheder for at udvikle faglige og personlige kompetencer, og hvor vi løser meningsfyldte og udfordrende opgaver i et professionelt og engageret arbejdsfællesskab med en uformel omgangstone.
Den daglige reference er sekretariatslederen, men du skal varetage dine opgaver i tæt samspil med erhvervsdirektøren, erhvervschefen, innovationschefen og kollegaer, som arbejder med ledelsesbetjening. I det daglige arbejde vil koordinering og samarbejde med kollegaer på universitetets fakulteter og kontaktpersoner uden for organisationen også være en central opgave.
Dertil kommer en central placering på et af landets førende universiteter, stor frihed i hverdagen samt gode løn- og ansættelsesvilkår.
Vi ser frem til ansøgere, der
- Har en relevant uddannelse med fokus på f.eks. administration og sekretariatsbetjening
- Har dokumenteret lang erfaring fra en lignende stilling, gerne fra et universitet eller en anden større organisation
- Har politisk forståelse og erfaring med at arbejde med fortrolig information
- Har kendskab til og interesse for universitetssektoren
- Kan demonstrere skarp og præcis kommunikation både mundtligt og skriftligt og på dansk og engelsk
- Har digital forståelse, kendskab til TYPO3 eller lignende CMS-løsning og behersker Word, Excel og PowerPoint på højt niveau
- Kan arbejde struktureret, selvstændigt og levere til tiden på et højt niveau
- Har flair og interesse for betjening af udvalg og ledelsesfora samt administrative systemer såsom FirstAgenda og WorkZone
- Kan samarbejde med interne og eksterne interessenter og være i god dialog med disse
- Er åben, imødekommende, omhyggelig og ikke mindst energisk og humørfuld.
Løn- og ansættelsesvilkår
Stillingen er en fast fuldtidsstilling med ansættelse i henhold til Skatteministeriets overenskomst med HK/STAT eller KS.
Ved spørgsmål til stillingen kan konst. sekretariatsleder Kim Niemann kontaktes på mail kim.niemann@au.dk eller mobil 9352 2955.
Arbejdsstedet er Aarhus Universitet, Erhverv og Innovation, Nordre Ringgade 1, 8000 Aarhus C.
Ansættelsesprocessen
Alle ansøgninger skal være lavet online og modtaget senest den 29. maj 2024.
Første samtalerunde finder sted den 6. juni 2024 og anden samtalerunde 19. juni 2024. Ansøgere, der går videre til anden samtale, skal være indstillet på at medvirke i en test og en case.
Tiltrædelse: Snarest muligt og senest den 1. august 2024.
Du kan læse mere om afdelingen på Erhverv og Innovation (au.dk)
Aarhus Universitet vil være en attraktiv og inspirerende arbejdsplads for alle og ønsker en kultur, hvor hver enkelt kan udfolde og udvikle sig. Vi ser ligestilling og diversitet som en styrke og opfordrer derfor alle interesserede til at ansøge.
Ansøgning sendes via Aarhus Universitets rekrutteringssystem, som kan tilgås under stillingsopslaget på Aarhus Universitets hjemmeside.
Om Aarhus Universitet
Aarhus Universitet er et fagligt bredt og forskningsintensivt universitet med høj kvalitet i uddannelse og forskning, og et stærkt engagement i samfundsudviklingen nationalt og globalt. Universitetet tilbyder et inspirerende uddannelses- og forskningsmiljø for 38.000 studerende og 8.300 medarbejdere med en årlig omsætning på 7,0 mia. kr. Læs mere på www.au.dk
INFORMATIONER OM STILLINGEN:
- Arbejdspladsen ligger i:
Aarhus Kommune
-Virksomheden tilbyder:
-Arbejdsgiver:
Aarhus Universitet, Nordre Ringgade 1, 8000 Aarhus C
-Ansøgning:
Ansøgningsfrist: 29-05-2024; - ansøgningsfristen er overskredet
Se mere her: https://job.jobnet.dk/CV/FindWork/Details/6045949
