BEMÆRK: Ansøgningsfristen er overskredet
Sekretariatet i Børn og Unge, Aarhus Kommune, søger en serviceminded, engageret og ansvarsfuld sekretær til betjening af direktøren for Børn og Unge.
Om jobbet
Vi tilbyder et spændende og udfordrende job, hvor du, sammen med sekretæren for rådmanden, vil få ansvaret for den administrative understøttelse af direktøren og rådmanden i Børn og Unge. Din hovedopgave vil være at betjene og være sekretær for direktøren, men I vil udgøre et stærkt team, som tager fælles ansvar og støtter hinanden i løsningen af Sekretariatets administrative opgaver. Den præcise fordeling af opgaverne vil ske i samspil med din nærmeste kollega og sektionslederen.
Du kommer til at løse mange forskellige opgaver, men du vil primært få ansvaret for følgende:
- Understøttelse af direktøren, herunder kalenderstyring, mødeplanlægning og -forberedelse mv. Dette vil være din primære opgave.
- Besvarelse af telefoniske henvendelser til direktøren.
- Forberede og indhente baggrundsmaterialer til direktørens møder og aktiviteter.
- Sammen med din nærmeste kollega vil du skulle løse forskellige administrative opgaver med ekspedition af sager og henvendelser mv. samt betjening af rådmanden og Børn og Unge-udvalget.
- Generelle driftsopgaver og lettere sagsbehandlingsopgaver i Sekretariatet.
Sekretariatet er inddelt i to sektioner; en på Grøndalsvej 2 i Viby og en på Aarhus Rådhus. Som sekretær for direktøren vil din arbejdsplads primært være på rådhuset, men der kan også være enkelte opgaver på Grøndalsvej.
Din profil
Fagligt
- Du har en uddannelsesmæssig relevant uddannelse inden for administration og kontor (fx administrationsbachelor eller kontoruddannet).
- Du er rutineret IT-bruger med indgående kendskab til Office-pakken. Det er ikke en forudsætning, at du kender vores IT-systemer, men det er en fordel, hvis du har arbejdet med lignende systemer, og vi forventer, at du har mod på at sætte dig ind i de administrative systemer, du ikke kender.
- Du har gode skriftlige formidlingsevner og kan formulere dig kort og korrekt.
- Du har erfaring med administrativ ledelsesunderstøttelse i en politisk styret organisation.
Personligt
- Du arbejder selvstændigt og proaktivt, og du byder ind, når en kollega, direktøren eller rådmanden har brug for en hånd. Du trives godt med en afvekslende og travl hverdag, og du går positivt til de udfordringer, der dukker op. Du er ikke bange for at træffe beslutninger, men du har også en forståelse for, hvornår du skal bede om sparring.
- Du skal have lyst til og interesse for arbejde tæt på den politiske og administrative ledelse, ligesom vi regner med, at du er imødekommende og god til at samarbejde med mange forskellige parter både internt og eksternt.
- Du er god til at håndtere det uforudsigelige. Da der løbende dukker opgaver op, som skal prioriteres her og nu, er det vigtigt, at du kan prioritere og strukturere din arbejdsdag, ligesom du er god til at være forudseende og på forkant med opgaverne og planlægningen.
- Du vil ofte være den, som borgere og samarbejdspartnere træffer først, når de ønsker at tale med direktøren. Derfor er det vigtigt, at du er venlig og serviceorienteret – også når samtalerne i ny og næ kan være svære.
Derfor skal du vælge os
Sekretariatet er en spændende og travl arbejdsplads, hvor vi gensidigt har stor tillid til hinanden og lægger vægt på at indgå i et dynamisk samspil både med hinanden og resten af organisationen.
Du bliver en del af en bredt sammensat og engageret medarbejdergruppe på 10 personer på rådhuset og 12 personer på Grøndalsvej med stærk faglighed på en bred række af opgaver. Vi arbejder løbende på at udvikle vores praksis både individuelt og i fællesskab, og der er god mulighed for at udvikle sig fagligt og personligt i stillingen.
Vi er et kontor, hvor vi bakker hinanden op, og hvor vi holder fokus på opgaveløsning, samarbejde og koordinering. Vi har en uformel omgangstone med plads til humor og gode snakke om det, der rører sig omkring os.
Løn og ansættelsesvilkår
Stillingen er på 37 timer ugentligt og med løn og ansættelsesvilkår i henhold til gældende overenskomst. Endelig lønfastsættelse sker efter forhandling med den forhandlingsberettigede faglige organisation på baggrund af dine kvalifikationer.
Vi vil gerne have, at du starter d. 1. juni 2024. Barselsvikariatet udløber d. 28.februar 2025, - med mulighed for forlængelse.
Ansøgning
Du sender os din ansøgning og bilag elektronisk senest den 14. april 2024. Første samtale afholdes den 23. april. Eventuel anden samtalerunde afholdes den 29. april.
Klik på ”Ansøg” nedenfor for at udfylde og sende din ansøgning. Alle felter med * skal udfyldes. Først når du har modtaget en kvittering pr. e-mail, har vi modtaget din ansøgning.
Aarhus Kommune ser mangfoldighed som en styrke. Vi opfordrer derfor alle uanset alder, køn, religion eller nationalitet til at søge.
Hvis du vil vide mere
Hvis du har spørgsmål til stillingen, er du velkommen til at kontakte konstitueret sektionsleder Anne Steensgaard på telefon 4185 9032.
Få overblik over Børn og Unge her: https://www.aarhus.dk/om-kommunen/boern-og-unge/
Læs om det vi gør i Børn og Unge: https://detvigoer.aarhus.dk/
Læs om Aarhuskompasset her: https://faellesomaarhus.aarhus.dk/aarhuskompasset/
Leder- og medarbejderroller
I vedlagte link finder du de fælles Leder- og medarbejderroller i Aarhus Kommune:
https://aarhus.dk/job/den-attraktive-arbejdsplads/
De fælles leder- og medarbejderroller giver et blik i de forventninger, der stilles til dig, når du som leder eller medarbejder i Aarhus Kommune skal løse den fælles kerneopgave. Ved at synliggøre de forventninger, der stilles – om du er leder eller medarbejder – håber vi på, at vi sammen kan fastholde et godt arbejdsmiljø, en attraktiv arbejdsplads og en kultur med troværdighed, respekt og engagement.
Om Aarhus Kommune
Aarhus Kommune er Jyllands største arbejdsplads, hvor 28.000 professionelle og passionerede kollegaer hver dag arbejder for at gøre visioner til virkelighed og skabe værdi for borgere og samfundet omkring os. Vi er en arbejdsplads, der vægter faglighed og samarbejde højt og vi tror på, at vores forskelligheder er med til at gøre Aarhus for en god by for alle.
Sammen arbejder vi for en bæredygtig og inkluderende by, hvor både ansatte, borgere, virksomheder og naturen kan trives og blomstre. Vi har ambitioner for byen – og for dig. Kom og vær med!
INFORMATIONER OM STILLINGEN:
- Arbejdspladsen ligger i:
Aarhus Kommune
-Virksomheden tilbyder:
-Arbejdsgiver:
Aarhus Kommune, Rådhuspladsen 2, 8000 Aarhus C
-Ansøgning:
Ansøgningsfrist: 14-04-2024; - ansøgningsfristen er overskredet
Se mere her: https://job.jobnet.dk/CV/FindWork/Details/6012058